Muster IT-Projektplan mit Zugriff auf digitale Patientendaten (Datenbank-Eingriffe) bei Praxisstrukturveränderungen in Arztpraxen
(Trennungen oder Verschmelzungen von digitalen Patienten-Datenbanken)

Nach QM Rahmenbedingungen ISO 900x/Rechtsgrundlage §§ 135 ff. SGB V

Projekt-Dokumentation und -Planung

• Globale Projektbeschreibung
  • Rechtsformen
  • Praxisgrößen (Anz. Mitarbeiter/Anz. Patientenfälle/Quartal)
  • Facharztbereiche
  • Angebots- und Leistungsspektrum
• Ziele des Projekts
• Projektbeteiligte und deren Rollen
  • Ärzte/Leitung
  • Beauftragte (QMB, DSB)
• Management Systeme
  • Qualitätsmanagement-System (QMS) nach § 136 SGB V (ISO/QEP)
  • Datenschutz-Managementsystem (DSMS) nach DSGVO
  • Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach DVG
• Digitale Systeme mit personenbezogenen Daten
  • Elektronische Patientenakte (EPA)
    • Programm-Bezeichnung
    • Lokaler IT-Provider
  • Andere IT-basierte Systeme z.B. Webkalender)
  • Medizintechnik mit Speicherung von Patientendaten
    • System Bezeichnungen
    • Lokale Service Partner

Budget Bereitstellung‘

•  Technisches und organisatorische Projektmanagement
• Juristische Betreuung
• IT-Realisierung

Entwicklung der rechtlichen Grundlagen

• „Document of Understanding“ (global)
• Vertrag zwischen den Verantwortlichen (Ärzte)
• AV Projektvertrag IT-Partner
• AV Vertrag mit Medizintechnik-Lieferanten
• Vorbereitung Patienten Aufklärung
• Vorbereitung Einwilligungs-Formular
• Mandatsvereinbarungen

Erstellung Projektplan

• Beteiligte IT-Partner & Rollen
  • EPA Software Partner
  • Medizintechnik Lieferant 1
  • Medizintechnik Lieferant 2
• Beschreibung der Systeme mit Versionen
  • EPA SW
  • Medizintechnik SW
  • Andere relevante IT-Applikationen
• Beschreibung der Identifikationsmerkmale Datenbank
  • Merkmal „behandelnder Arzt“ mit Wertevorrat
  • Merkmal Kassen-/Privatpatienten
  • Regionale Merkmale mit Wertevorrat
  • Leitdiagnosen mit Wertevorrat
  • Andere Ident-Merkmale
• Selektionen und Filterprozesse
  • Test-Selektierung
  • Verifizierung Test-Selektierung
  • Real-Selektierung
  • Verifizierung Real-Selektierung
• Import in Zielsystemen
  • Mapping Tabelle Export- Zielsystem
  • Synchronisierung Codierung Export- und Zielsystem
  • Durchführung Import und Selektierung (ggfls. Löschung)
  • Verifizierung Import und Selektierung
  • Erstellung Clearing-Liste
  • Bearbeitung Clearing-Liste
• Protokollierung Projekt
  • Protokoll Datenbank Zugriffe durch externe (autorisierte) Dienstleister
  • Protokoll Datenbank Zugriffe durch interne Teammitglieder
  • Protokoll Mapping Tabellen
  • Protokoll Test- und Real Selektierung
    • Praxis 1
    • Praxis 2 etc.
  • Protokoll Verifizierung mit Konfliktfällen
    • Praxis 1
    • Praxis 2
  • Protokoll Clearing Management
    • Praxis 1
    • Praxis 2 etc.
  • PDCA Protokoll
  • Abschluss Protokoll
•  Datensicherungs-Management
  • Analyse Aufbewahrungspflichten nach Trennung/Lösung von Daten
  • Prüfung Datensicherungsmedien mit kompatiblen Laufwerken
    • Praxis 1
    • Praxis 2 etc.
  • Umsetzung der Datensicherungs-Aufbewahrung
    • Praxis 1
    • Praxis 2
    • Neutraler Dienstleister
• Versicherungsmanagement
  • Prüfung Risiken aus Schadensersatz-Ansprüchen
  • Prüfung Risiken aus Sanktionen/Strafen
  • Prüfung bestehender Versicherungen
  • Abschluss möglicher Zusatzversicherungen
• Risikoanalyse nach Risikomanagement Standards
  • Identifikation von Risiken
  • Analyse mit Beschreibung
  • Bewertung/Klassifizierung (auch DSFA nach DSGVO)
  • Maßnahmen (TOM)
• PDCA Prozesse
  • Plan: Projektplan
  • DO: Realisierung
  • Check: Verifizierung
  • Act: Fehlerkorrektur und Fine Tuning
• Mögliche Meldepflichten (z.B. Datenpannen nach DSGVO)
  • Klassifizierungen
  • Verfahrensanweisung zur Meldung von Datenpannen
• Projektabnahme
  • Rechtliche Konformität
  • Organisatorische Konformität
  • Technische Konformität
  • Abrechnungstechnische Konformität
• Projektabrechnung
  • Projektmanagement Dienstleister
  • Rechtsberatung Anwaltssozietät
  • IT-Partner (SW und HW)
• Abschlussbericht
  • Rechtliche Dokumentation
  • Organisatorische Dokumentation (TOM 1)
  • Technische Dokumentation (TOM 2)
  • Finanzielle Dokumentation